Todos sabemos la importancia de las áreas contables en las empresas, donde mucha veces las operaciones giran a su alrededor y como la buena gestión de esta información abona a que las organizaciones puedan tener un crecimiento en sus operaciones de manera fluida, aquí es donde se empieza a poner interesante el tema ya que uno de los grandes retos es la fragmentación del uso de herramientas de software o el no uso de las mismas en las diferentes áreas de la organización que aportan información vital a la contabilidad, por lo mismo es imperativo que las empresas tengan procesos claros para el flujo de la información entre departamentos o áreas de forma clara y oportuna, con esto logrando llegar a la disponibilidad lo más inmediata posible para el área Contable de la organización, que hasta el día de hoy en muchas empresas es solo un deseo más que una realidad.
Aquí es donde entran las plataformas de tipo ERP, como Odoo ERP, que buscan centralizar las operaciones entre las áreas por medio de una sola plataforma de software, teniendo así una disponibilidad de la información casi en tiempo real y con esto poder llevar a cabo su procesamiento para detección de errores potenciales y estos sean atendidos en tiempo y forma, además de poder tener dicha información para toma de decisiones.
El Módulo de Contabilidad, ofrece todas las funciones que se necesitan para la operación contable de cualquier proyecto financiero. Pues se trata de un sistema cuya configuración permite ingresar datos de manera sencilla, sin que esto se deba interpretar como simple pues dicho módulo se encuentra intrínsecamente relacionado con la información de otros módulos como los de Ventas, Compras, Inventarios, entre otros.
Dentro de las facilidades que presenta el Módulo de Contabilidad se realiza automáticamente el cálculo de impuestos al capturarse una compra, y los concentra para realizar la DIOT.
También cuenta con un sistema de desarrollo de Facturación Electrónica, el cual cumple con la Normatividad Fiscal y Contable de México.Además de crear los reportes financieros solicitados por el Servicio de Administración Tributaria, genera informes personalizados, acordes a las necesidades del usuario, debido a que cuenta con filtros útiles para el análisis de información precisa y específica, necesaria para la toma de decisiones.
Gracias a que los procesos de gestión financiera y contable en Odoo ERP son automatizados, no demanda que el usuario domine los procesos contables pues el Módulo de Contabilidad cuenta con herramientas prácticas, sencillas e intuitivas, que le permitirán tener la contabilidad al día.
Una de las mayores ventajas del Módulo de Contabilidad, al estar agrupado en un sistema integral, radica en aprovechar al máximo la operatividad del usuario pues integra la contabilidad financiera, analítica y económica, logrando optimizar tiempo y esfuerzo en las actividades transaccionales de la empresa.
A continuación, se describen algunas de las Ventajas que ofrece el Módulo de Contabilidad:
Un mayor grado de usabilidad al compararlo con otros paquetes contables, ya que cuenta con una interfaz minimalista que brinda fluidez en su manejo, su utilización resulta sencilla para el usuario.
Su ejecución va a la par de las operaciones de otros módulos como el de Compras, Ventas, Inventarios, etcétera, por lo que en todo momento ofrece información confiable en tiempo real sobre la operatividad de la empresa.
El tiempo de captura de información se ve reducido debido a la integración con otros módulos, lo que hace más eficiente la actividad empresarial.
Optimización del plan de cuentas contables de la empresa, debido al modo de operación y configuración del módulo contable de Odoo, se facilita poder generar una mejora en la estructura de los planes de cuenta ya existentes y que estos sean optimizados en sus cuentas contables.
Odoo INC, está comprometido con tener por obligación lo que sea de ley por el Sistema de Administración Tributaría Mexicana para la correcta operación de las organizaciones, lo que nos lleva a tener una plataforma al día con las obligaciones fiscales del país.
Las desventajas que presenta el Módulo de Contabilidad, son generadas por los mismos beneficios que ofrece dicho sistema:
Se manejan cuentas transitorias dentro del Plan Contable, imprescindibles para el correcto funcionamiento de procesos como la conciliación contable o la generación de la DIOT, en un principio se puede considerar una desventaja porque no se emplean en otros paquetes contables, pero una vez configuradas correctamente el proceso es automatizado.
La migración de datos representa un reto al iniciar operaciones en el Módulo de Contabilidad, a causa de la configuración del mismo sistema. Odoo tiene funciones automáticas por lo que algunos procesos quedan obsoletos, de modo que es necesario que el Plan Contable se adapte a la simplicidad del sistema.
Hasta el momento no se tiene contemplada la nómina mexicana (su cálculo) por default en este módulo pero hay forma de poder cargarla en el módulo contable y que esta se refleje en la misma para su toma de decisiones.
Podemos agregar como desventaja la resistencia al cambio del equipo contable de las empresas al estar impuestos al uso tradicional de ciertas herramientas para llevar la contabilidad de las empresas, debido a que Odoo maneja o propone un cambio de paradigma en la contabilidad o su administración al buscar que esta sea automatizada, intuitiva y de cierta manera buscar llegar a un tema más de auditoría que de captura.
Los retos son evidentes al momento de buscar migrar e implementar una herramienta como Odoo ERP, no solo para el área contable, pero con lo explicado anteriormente podemos deducir que si se realiza de manera correcta, su configuración, implementación, puesta en marcha y capacitación, esto puede ser de gran impacto para la organización, podemos resumir estos retos en puntos concretos:
Trabajar desde la alta gerencia en los temas de resistencia al cambio por parte del área contable de la organización.
Lograr una mejora y optimización del catálogo de cuentas más orientado a la ideología de Odoo.
Entender que este tipo de plataformas buscan que la información no sea recapturada entre departamentos si no que sea analizada en su comportamiento mismo para la toma de decisiones oportunas.
Tener claro el tipo de disponibilidad de información que requiere la empresa para hacer uso óptimo de las herramientas de Odoo ERP y explotar de mejor manera todo lo que puede ofrecer.
Debido a lo mencionado anteriormente y con un compromiso claro con nuestros clientes y colaboradores hemos establecido convenios de colaboración con el Despacho Gamez Leyva, quien son expertos en temas contables y fiscales, esto nos lleva a que no solo se trata de configurar el módulo sino de entender a la organización y poder hacer una integración analizada hacia Odoo ERP.
Si te interesa conocer más no dudes en contactarnos, ¿estás listo para empezar?